Каталог
12 лайфхаков для продуктивной работы в Microsoft Office
Содержание
- Лайфхаки Word: горячие клавиши и шаблоны
- Как упростить работу в Excel: умные таблицы и автоформулы
- Лайфхаки PowerPoint: создание стилей и своей панели быстрого доступа
- Outlook: как ускорить работу с почтой и не терять важное
- Access: ускоренная навигация и структурированные отчеты
- OneNote: заметки и скриншоты в один клик
- Заключение
В приложениях Microsoft Office есть инструменты, которые значительно ускоряют выполнение задач. Многие пользователи не применяют их, либо не знают об их существовании.
В статье делимся рабочими лайфхаками и секретами, которые ускорят вашу работу в программах и помогут сделать задачи еще проще.
Лайфхаки Word: горячие клавиши и шаблоны
Шаблоны
Чтобы не создавать документ с нуля, выбирайте шаблоны. Вы получите документ с готовой разметкой. Останется только изменить данные. Шаблоны на скриншоте базовые и они есть у всех пользователей Word. Вы можете скачать другие варианты, например:
- простой журнал для ежедневных задач
- заметки к собранию
- туристический буклет
- отчет учащегося
- бланк письма
Горячие клавиши
Когда вы не знаете, где находится инструмент, его можно искать очень долго. Чтобы сэкономить время, пользуйтесь горячими клавишами:
- Ctrl + B — жирный текст
- Ctrl + I — курсив
- Ctrl + U — подчеркнутый текст
- Ctrl + N — создать новый документ
- Ctrl + O — открыть существующий документ
- Ctrl + S — сохранить документ
- Ctrl + P — открыть окно печати
- Ctrl + W — закрыть текущий документ без выхода из программы
- Ctrl + X — вырезать выделенный текст
- Ctrl + C — скопировать выделенный текст
- Ctrl + V — вставить скопированный текст
- Ctrl + Z — отменить последнее действие
- Ctrl + Y — вернуть отмененное действие (повтор)
Как упростить работу в Excel: умные таблицы и автоформулы
Мгновенное заполнение
Представим, что у вас есть табличка с ФИО людей. Они написаны полностью в формате Иванов Иван Иванович, а вам нужно сделать их в сокращенном виде. Т.е. Иванов И. И. Чтобы не переводить каждое ФИО вручную, сделайте следующее:
- Первую строчку пропишите вручную.
- Дальнейшую обработку Excel сделает автоматически и будет предлагать уже сокращенные варианты оставшихся ФИО.
- Нажмите «Enter» и все строки будут мгновенно преобразованы.
Инструмент можно использовать и для других случаев, например, извлечения имен из email, склеивания ФИО из фрагментов и т.д.
Расширенный поиск
Если вы нажмете Ctrl + F, то попадете в меню поиска, с помощью которого можно искать любые данные в Excel. С помощью знаков «?» и «*» вы можете расширить его возможности. Используйте их, если не уверены в запросе. Знак вопроса отвечает за один неизвестный символ, а астериск – за несколько.
Если вам нужно найти именно восклицательный знак и астериск, а не неизвестные символы, то поставьте перед ними «~».
Лайфхаки PowerPoint: создание стилей и своей панели быстрого доступа
Стиль по умолчанию
Чтобы не редактировать каждую новую фигуру, линию, кусок текста — задайте им стиль по умолчанию.
Создайте нужную вам фигуру, пропишите необходимые параметры, нажмите на нее правой кнопкой мыши и кликните «назначить фигурой по умолчанию». Теперь каждая новая фигура будет выглядеть в точности, как эта.
Настройка панели быстрого доступа
Инструменты, которые располагаются в панели, можно менять. Чтобы ускорить работу со слайдами, добавьте в нее нужные инструменты, которыми часто пользуетесь. Например, «Формат Painter», «Выровнять», «Группировать».
Outlook: как ускорить работу с почтой и не терять важное
Основной почтовый ящик
Если у вас есть несколько аккаунтов, можно выбрать один основной, который будет открываться при запуске программы. Так вы ускорите проверку важных писем – не нужно искать аккаунт, достаточно открыть приложение и нужная почта сразу откроется.
Чтобы выбрать основной аккаунт, нажмите «Файл», «Параметры», «Дополнительно». В разделе «Начало и завершение работы с Outlook» кликните на кнопку «Обзор». В диалоговом окне «Выбор папки» найдите нужную учётную запись и выберите «Входящие» или другую необходимую папку.
Папки поиска
Если вы часто ищите письма через один и тот же запрос – этот инструмент ускорит поиск.
Outlook поддерживает папки поиска или смарт-папки. Вы можете выбрать шаблон или настроить их самостоятельно, чтобы быстрее открывать только нужные письма.
Для настройки перейдите на вкладку «Папка», «Создать папку поисков». В окне выберите шаблон или создайте папку самостоятельно. Представим, что вы выбрали шаблон «Непрочитанные письма». В этой папке будут показываться все непрочитанные письма независимо от их местоположения и учетных записей, к которым они привязаны.
Access: ускоренная навигация и структурированные отчеты
Запросы
Они нужны для более быстрой навигации по базе данных. Чтобы создать запрос, сделайте следующее:
- На вкладке «Создание» в группе «Запросы» нажмите кнопку «Мастер запросов».
- В диалоговом окне «Новый запрос» выберите пункт «Простой запрос» и нажмите «ОК».
- Выберите таблицы или запросы, которые будут источниками данных, в списке «Таблицы и запросы».
- Укажите поля, которые нужно включить в запрос, перемещая их из списка «Доступные поля» в список «Выбранные поля» с помощью стрелок. Если нужно добавить все поля, воспользуйтесь кнопкой с двумя стрелками вправо.
- Нажмите кнопку «Далее».
- Выберите, что вернёт запрос: отдельные записи или итоговые данные (сумму, среднее значение и т. д.)
- Укажите имя запроса и один из вариантов действий: открыть запрос для просмотра данных или изменить макет запроса.
- Нажмите «Готово».
Отчеты
Используйте отчеты для быстрого анализа информации и подведения итогов. Они структурируют и отображают только нужную вам информацию.
Чтобы настроить отчет, зайдите в «Мастер отчетов». Основные возможности:
- Выбор полей.
- Указание способа группировки данных.
- Задание порядка сортировки записей внутри каждой группы.
- Определение вида макета отчета и стиля оформления.
- Задание имени отчета и выбор варианта дальнейшей работы с ним: просмотр или изменение структуры.
OneNote: заметки и скриншоты в один клик
Заметки, не открывая программу
Для быстрого доступа используйте горячие клавиши:
- Win+N – откроется небольшая панель
- Win+S – сделаете скриншот
Еще один секрет работает, когда вы нажимаете правой кнопкой мыши на значок OneNote. Одним кликом вы можете запустить запись аудио или любое другое действие, например, создание скриншота.
Форматирование заметок сочетанием клавиш
Горячие клавиши используются во всех программах Microsoft Office и OneNote не исключение.
Некоторые сочетания клавиш:
- Ctrl + B — применить полужирное форматирование для выбранного текста
- Ctrl + I — применить курсивное форматирование для выбранного текста
- Ctrl + Shift + L — применить форматирование маркированного списка
- Ctrl + Shift + H — выделить выбранный текст
- Ctrl + Shift + T — выбрать заголовок страницы
- Ctrl + M — открыть другое окно OneNote
- Ctrl + Tab — перейти к следующему разделу
- Ctrl + Shift + Tab — к предыдущему разделу
- Ctrl + Page Up — перейти к предыдущей странице в разделе
- Ctrl + Page Down — к следующей странице в разделе
Заключение
Бесперебойную работу программы и всех ее инструментов обеспечивает только лицензионная версия Microsoft Office. Пакет программ можно установить как на Windows, так и на MacOS.
Чтобы не бояться за сбои, вирусы или обман, советуем покупать лицензию только у проверенных магазинов. Например, Rusoft, который является официальным поставщиком Microsoft и работает уже более 5 лет. На сайте вы можете приобрести по доступным ценам самые актуальные и оптимизированные версии Microsoft Office для Windows:
А также версии для MacOS.
